Стек консультанта
Перевод с английского
Зинат Вангара
Операционный менеджер и менеджер онлайн-бизнеса
Коротко
- 7 инструментов
- 6 категорий
- 7 использует сам
Основной стек
Выбрано только по словам самого консультанта: ежедневное использование, годы использования, «почти исключительно».
AsanaКомандный центр
«Мой командный центр для проектов.» «Asana — мой личный фаворит.»
NotionЦентр для всего
«В Notion я храню всё, что у меня „в голове“.»
QuickBooksОсновной
«QuickBooks — мой основной инструмент для бухгалтерии, выставления счетов и контроля денежного потока.»
«Ваши инструменты должны облегчать вам жизнь, а не усложнять её. Лучший набор — тот, которым вы действительно пользуетесь постоянно.» И ещё: «Начните с простого. Выберите по одному инструменту для каждой области: управление проектами, планирование встреч, коммуникация, хранение файлов и деньги. Дальше стройте от этого.»
Подробно о каждом инструменте
Словами самого консультанта, со ссылкой на источник каждой цитаты.
Копирует оценённые инструменты в ваш личный My Stack. Ничего не публикуется.
Управление проектами1
Зачем:«Asana — мой личный фаворит.» «В нём задачи, дедлайны и обновления хранятся в одном месте, так что ничего не теряется.» Она использует его, чтобы «планировать клиентские проекты», «отслеживать задачи — свои и своей команды», «настраивать повторяемые рабочие процессы» и «держать всех в ответе за своё без бесконечных писем».
Хранение файлов1
Google DriveПока нет в CuraloПользуется самЗачем:«Google Drive держит файлы упорядоченными, доступными для совместной работы и легко находимыми.» «Он работает на любом устройстве», «можно контролировать, кто что видит» и «клиентам просто загружать или просматривать файлы». Её совет: «Сразу создайте понятную структуру папок, чтобы у вас не оказалось пятидесяти версий „Final_Final2_Updated.doc“.»
Планирование встреч1
Зачем:«Если бы мне давали доллар за каждое письмо „Когда вам удобно?“, которое я когда-то отправляла, я бы сейчас была где-нибудь на пляже (ой, подождите… я и так там!). Calendly решает эту проблему.» Она использует его для «звонков с клиентами», «знакомства с потенциальными партнёрами» и «коротких созвонов с командой».
Коммуникация2
SlackПока нет в CuraloПользуется самЗачем:«Когда у вас удалённая или гибридная команда, Slack просто спасает.» Она использует его для «ежедневных сверок», «быстрых вопросов, которые не требуют звонка», чтобы «делиться успехами и новостями» и чтобы «входящие пугали гораздо меньше». Её совет: «Установите несколько базовых правил. Иначе Slack может превратиться ещё в один отвлекающий фактор.»
Зачем:«Loom позволяет быстро записывать демонстрацию экрана и видео.» Идеально для «SOP и обучения», «объяснения обратной связи» и чтобы «показать клиенту, как что-то сделать». «Отправьте ссылку — и обойдитесь без переписки туда-обратно. К тому же ваша команда может посмотреть, когда ей удобно.»
Центр для всего1
- NotionПока нет в CuraloПользуется сам
Зачем:«В Notion я храню всё, что у меня „в голове“. Это как цифровой блокнот, вики и база данных в одном.» Она использует его для «хранения SOP и шаблонов», «планирования идей для контента», «отслеживания целей и метрик» и чтобы «держать личные заметки отдельно, но так, чтобы их было легко найти». «Только не проваливайтесь в кроличью нору Notion с бесконечными „идеальными“ шаблонами!»
Деньги1
Зачем:«Хорошо налаженные операции — это когда вы знаете, где ваши деньги.» «QuickBooks — мой основной инструмент для бухгалтерии, выставления счетов и контроля денежного потока.»
Вопросы и ответы
- Чем вы занимаетесь и для каких клиентов?
- «Я занимаюсь этой работой уже несколько лет... выстраиваю и веду операционную инфраструктуру растущих онлайн-бизнесов.» И ещё: «Бизнесы, с которыми я работала, — это коучинг, подкасты, создание курсов, недвижимость, консалтинг и некоммерческие организации. Когда они приходили ко мне, у всех было одно общее: они зарабатывали деньги и теряли время.»Со страницы Learn More на её сайте ↗
- С чего вы начинаете работу с новым клиентом?
- Три шага. Understand & Audit (понять и проверить): «Прежде чем что-то трогать, мне нужно понять ваш бизнес так, как понимаете его вы.» «Мы проводим полноценный аудит, а не беглый просмотр, чтобы ничего не упустить и ничего не исправлять дважды.» Build & Streamline (построить и упростить): «Я проектирую системы, процессы и структуры, которые действительно нужны вашему бизнесу. А не то, что сработало в чужом бизнесе.» Run & Refine (вести и улучшать): «Когда всё запущено, я не исчезаю.»Со страницы Learn More на её сайте ↗
- Как вы добиваетесь, чтобы удалённая команда была на одной волне?
- «Удалённые команды разваливаются, когда информация разбросана по 10 разным приложениям. Выберите один центр, где каждый может найти» задачи и дедлайны, заметки со встреч, SOP и ключевые файлы. «Notion, Asana, ClickUp или Google Drive — всё подходит. Инструмент важен меньше, чем то, чтобы держаться одного.» Её ритм: «еженедельные встречи команды или раз в две недели», «ежемесячные встречи один на один» и «асинхронные обновления по мелочам», плюс «канал благодарностей в Slack».Из её поста ↗
- Как вы пишете SOP, которыми команда действительно будет пользоваться?
- «Делайте их короткими, легко находимыми и простыми в выполнении.» «Храните их там, где люди действительно работают»: «Используйте общий Google Drive, Notion, ClickUp — или то, чем ваша команда и так пользуется каждый день. Если можете, привязывайте SOP прямо к задачам.» И ещё: «Начните с одного-двух процессов с наибольшим эффектом и стройте дальше. Вам не нужна папка с 50 SOP за одну ночь.»Из её поста ↗
- Как вы упрощаете общение с клиентами?
- «Шаблоны — ваш лучший друг, когда вы хотите сэкономить время и звучать по-человечески.» «Но не просто копируйте и вставляйте. Добавьте имя клиента. Упомяните что-то конкретное о его проекте.» И обозначьте границы заранее. «В самом начале сообщите клиентам» «ваши рабочие часы», «как и когда с вами можно связаться» и «как быстро вы отвечаете».Из её поста ↗
- Что вы доверяете ИИ в работе с клиентами, а что никогда?
- «Моё мнение? Используйте AI-звонки для рутины вроде подтверждения бронирований или напоминаний об оплате, но настоящие разговоры оставляйте настоящими. Человеческий контакт по-прежнему важен.»Из её поста ↗